Identificação
Resolução N. 18 de 02/06/2021
Temas
Gestão Documental e Memória Institucional;
Ementa

Institui a Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPA.

Situação
Vigente
Situação Processual
---
Descrição Processual

Origem
Tribunal Pleno
Fonte
DJe/TJRR n. 6933, 9/6/2021, pp.4-6.
Alteração
Legislação Correlata

Resolução TJRR/TP n. 30, de 2016.

Resolução CNJ n. 324, de 2020.

Resolução CONARQ n. 40, de 2014.

Lei Federal n. 12.527, de 2011.

Lei Federal n. 8.159, de 1991.

Constituição Federal.

 
Observação
 
Texto
Texto Original

 

RESOLUÇÃO TJRR/TP N. 18, DE 2 DE JUNHO DE 2021.

 

O EGRÉGIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE RORAIMA, em sua composição plenária, no uso de suas atribuições legais, e

CONSIDERANDO o disposto no art. 215 da Constituição Federal;

CONSIDERANDO que os acervos documentais do Poder Judiciário constituem Patrimônio Cultural e histórico, que devem ser preservados em conformidade com o art. 216, § 1º, da Constituição Federal;

CONSIDERANDO que cabe à administração pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem, nos termos do art. 216, § 2º, da Constituição Federal; Considerando que a Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, estabelece a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e determina ser dever do Poder Público promover a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

CONSIDERANDO a Lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula os procedimentos a serem adotados pela União, Estados, Municípios e Distrito Federal na garantia do direito fundamental de acesso à informação, que será franqueado, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução n. 324/20 do Conselho Nacional de Justiça, que institui as diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental, dispondo sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME;

CONSIDERANDO ser Pilar Estratégico do Plano de Gestão do Biênio 2021/2023 o Acesso à Justiça, mediante a promoção de medidas que aproximem o Poder Judiciário da população roraimense; e

CONSIDERANDO a necessidade de implantação de órgão colegiado para estudo, deliberação e proposição de ações que visem o aperfeiçoamento da gestão documental, posto a complexidade da temática e sua amplitude na estrutura desta Corte, resolve:

 

RESOLVE:

 

Art. 1º Instituir a Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado de Roraima – TJRR.

 

Capítulo I

Da Competência

 

Art. 2º Compete à CPAD:

I - propor instrumentos arquivísticos de classificação, de temporalidade e de destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente;

II - orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;

III - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos; IV - analisar os editais de eliminação de documentos e processos da instituição e aprová-los;

V - realizar estudos e encaminhar propostas à Subsecretaria de Gestão Documental - SUBGD sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão da Memória;

VI - analisar e orientar o processo de avaliação dos prazos de guarda e destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito do TJRR, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor, de acordo com a Lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011, a Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, e com a Resolução do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ de n. 40, de 09 de dezembro de 2014;

VII - aprovar, instituir e supervisionar as normas voltadas à transferência, ao recolhimento, ao armazenamento, ao acesso e à eliminação de documentos de arquivo no âmbito do TJRR;

VIII - aprovar e deliberar sobre o controle da produção, do tratamento, da destinação e do acesso aos documentos produzidos e acumulados no TJRR;

IX - comunicar e relatar à Administração Superior a eliminação indevida e o desaparecimento de documentos; e X - definir a forma de destruição dos documentos aprovados para eliminação.

 

Capítulo II

Da Composição e Atribuição dos Membros

 

Art. 3º A CPAD será composta pelos seguintes membros:

 I - um magistrado indicado pela Presidência, que presidirá o Colegiado;

II - o Subsecretário de Gestão Documental, que exercerá a coordenação dos trabalhos;

III - um servidor responsável pelas atividades de memória da instituição, na qualidade de membro;

IV - um servidor indicado pela Secretaria de Tecnologia da Informação, na qualidade de membro;

V - um servidor graduado em curso superior de Arquivologia, na qualidade de membro;

VI - um servidor graduado em curso superior de História, na qualidade de membro; e

VII - um servidor graduado em curso superior de Direito, na qualidade de membro.

§ 1º A Comissão poderá contar com o auxílio de outras autoridades ou especialistas com atuação em área correlata.

§ 2º Poderão ser celebrados Acordos de Cooperação e Convênios com órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural, social e universitário, visando a disponibilização de profissionais para auxílio nas atividades de gestão documental, sob coordenação e supervisão da CPAD e da SUBGD.

§ 3º A designação dos membros previstos nos incisos do caput deste artigo será realizada mediante Portaria da Presidência.

Art. 4º Ao Presidente da CPAD incumbe:

I - orientar e supervisionar as atividades da Comissão;

II - convocar, abrir, presidir, suspender, prorrogar e encerrar as reuniões e resolver questões de ordem;

III - propor ações e propostas a serem discutidas nas reuniões para o avanço sustentável da instituição; e

IV - designar Secretário de Apoio das reuniões, dentre os membros da Comissão.

Art. 5º Ao Coordenador da CPAD compete:

I - coordenar as atividades da Comissão;

II - providenciar a elaboração e apresentação das propostas a serem discutidas nas reuniões;

III - organizar, disponibilizar e manter atualizado o acervo documental da Comissão;

IV - promover e coordenar as atividades necessárias à elaboração do Programa de Gestão Documental e de Memória do TJRR; e

V - orientar a priorização das atividades e projetos que venham a integrar o plano de gestão vigente.

Art. 6º São atribuições dos membros da CPAD:

I - analisar e discutir as matérias submetidas;

II - propor a inclusão de matérias de interesse na pauta de reuniões; e

III - propor a participação nas reuniões de convidados que possam prestar assessoria ou esclarecimentos sobre matéria constante da pauta.

 

Capítulo III

 Do Funcionamento

 

Art. 7º A CPAD se reunirá:

I – ordinariamente, uma vez a cada 3 (três) meses, por convocação do presidente com antecedência mínima de cinco dias; e

II – extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocação do Presidente ou por um terço de seus membros efetivos.

Art. 8º O quórum mínimo para realização das reuniões é de 4 (quatro) membros permanentes. Art. 9º As decisões da CPAD serão tomadas pelo voto da maioria simples dos seus membros, observado o quórum mínimo estabelecido no art. 4º Parágrafo único. Em caso de empate, prevalecerá o voto do(a) Presidente. Art. 10. As deliberações da CPAD serão realizadas em reuniões e formalizadas em ata.

 

Capítulo IV

 Disposições Finais

 

Art. 11. Ficam acrescidos ao texto da Resolução n. 30, 2016, o inciso III do artigo 31 e o artigo 33-A, com as seguintes redações:

"Art.31..............................................................................................................................................................................................................................................................................

III - Comissão Permanente de Avaliação Documental." (NR)

[...]

"Art. 33-A Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental:

I - propor instrumentos arquivísticos de classificação, de temporalidade e de destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente;

II - orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;

III - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos; IV - analisar os editais de eliminação de documentos e processos da instituição e aprová-los;

V - realizar estudos e encaminhar propostas à Subsecretaria de Gestão Documental - SUBGD sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão da Memória;

VI - analisar e orientar o processo de avaliação dos prazos de guarda e destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito do TJRR;

VII - aprovar, instituir e supervisionar as normas voltadas à transferência, ao recolhimento, ao armazenamento, ao acesso e à eliminação de documentos de arquivo no âmbito do TJRR;

VIII - aprovar e deliberar sobre o controle da produção, do tratamento, da destinação e do acesso aos documentos produzidos e acumulados no TJRR;

IX - comunicar e relatar à Administração Superior a eliminação indevida e o desaparecimento de documentos; e

X - definir a forma de destruição dos documentos aprovados para eliminação." (NR)

Art. 12. A Comissão de que trata o art. 39 da Resolução do Conselho Nacional de Justiça n. 324, de 30 de junho de 2020, será constituída após deliberação do Programa de Gestão Documental e de Memória, por ato da Presidência deste Tribunal.

Art. 13. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação

 

Desembargador Cristóvão Suter

Presidente

 

Este texto não substitui o original publicado no DJe, edição 6933, 9.6.2021. pp. 4-6.