Revogada pela Resolução TJRR/TP n. 27, de 5, de agosto de 2021.

RESOLUÇÃO TJRR/TP N. 5, DE 5 DE FEVEREIRO DE 2014.

O EGRÉGIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE RORAIMA, em sua composição plenária, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO o parágrafo 2º do artigo 216 da Constituição da República Federativa do Brasil, que atribui à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear a consulta aos documentos públicos;

CONSIDERANDO o artigo 20 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que define a competência dos arquivos do Poder Judiciário Federal para proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções;

CONSIDERANDO o disposto na Lei n. 7.627, de 10 de novembro de 1987, que dispõe sobre a eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho, e dá outras providências;

CONSIDERANDO o disposto na Lei n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, que dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências, e em especial, o artigo 62, inciso II, que tipifica o crime de destruir, inutilizar ou deteriorar arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto n. 4.073, de 03 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos e dá outras providências; e

CONSIDERANDO a necessidade de adoção de uma política de gestão documental que racionalize o fluxo, a guarda e a recuperação dos acervos essenciais à comprovação e à preservação dos documentos de interesse histórico e cultural produzidos no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado de Roraima,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir a Política de Gestão Documental e definir os instrumentos operacionais que a tornam efetiva no âmbito do Poder Judiciário Estadual, em conformidade com as disposições desta Resolução.

Art. 2º Para os efeitos desta Resolução, consideram-se:

I - GESTÃO DOCUMENTAL - conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, operacionalizada por meio do planejamento, organização, controle e coordenação de pessoas, espaço físico, equipamentos e sistemas de informação que possibilitem racionalizar e agilizar o ciclo documental;

II - ARQUIVO CORRENTE - conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete sua administração;

III - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação;

IV - ARQUIVO PERMANENTE - conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor;

V – ATIVIDADE-FIM - prestação jurisdicional de competência do Tribunal de Justiça do Estado de Roraima, bem como os serviços de administração judiciária diretamente relacionada à atividade-fim;

VI - ATIVIDADE-MEIO - aparato administrativo necessário ao funcionamento deste Tribunal, com vista a dar suporte à consecução das atividades-fim;

VII - TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS UNIFICADA DA JUSTIÇA ESTADUAL (TTDU) - Instrumento de destinação, aprovado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte e/ou eliminação de documentos;

VIII - TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS (TTDD) - Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte e/ou eliminação de documentos que não estão contemplados na TTDU;

IX - AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - processo de análise dos documentos do arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos;

X - PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS (PCD) - esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido;

XI - CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS (CCD) - código derivado de um plano de classificação;

XII - DOCUMENTO - unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;

XIII - PADRÃO ADMINISTRATIVO (PAD) - documento que descreve o funcionamento de um processo de trabalho;

XIV- PRESERVAÇÃO SELETIVA - critério adotado para definir o universo de documentos que serão utilizados para a extração da amostra representativa; e

XV - CORTE CRONOLÓGICO – Marco temporal que estabelece ser de guarda permanente todos os processos e demais documentos registrados até a data definida e que a partir dele, aplicar-se-ão os prazos definidos na TTDU. (Redação dada pela Resolução TJRR/TP n. 21, de 2015)

Art. 3º À Secretaria de Gestão Administrativa - SGA, além das atribuições previstas em lei, compete:

I - coordenar o Programa de Gestão Documental, observadas as diretrizes traçadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD;

II - elaborar o plano geral de organização dos arquivos gerais, definindo os procedimentos operacionais necessários ao desenvolvimento do Programa de Gestão Documental;

III - propor, em conjunto com a CPAD e a Secretaria de Tecnologia da Informação - STI, as normas para o tratamento arquivístico dos documentos eletrônicos, observada a legislação vigente;

IV - elaborar e atualizar os PADs para manifestação pela Secretaria Geral - SG antes de serem submetidos à CPAD;

V - providenciar, junto às unidades competentes, o treinamento indispensável à reestruturação e manutenção do programa;

VI - elaborar e atualizar manuais específicos com orientações para a aplicabilidade das normas previstas nesta Resolução;

VII - difundir as normas e diretrizes de gestão documental e zelar pela sua correta aplicação;

VIII - sugerir alterações no PCD e na TTDD, a partir das propostas das unidades produtoras dos documentos, submetendo-as à aprovação da CPAD;

IX - apoiar as atividades desenvolvidas pela CPAD; e

X – Gerenciar a documentação de fase intermediária e permanente do arquivo central.

Art. 4º À Secretaria de Tecnologia da Informação – STI, além das atribuições previstas em lei, compete:

I - Armazenar adequadamente os documentos eletrônicos;

II - disponibilizar ferramentas de gestão documental nos sistemas informatizados corporativos; e

III - prover controles de acesso e procedimentos de segurança que garantam a integridade dos documentos eletrônicos, tais como controles técnicos e programáticos e manutenção de trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de segurança.

Art. 5º A operacionalização do Programa de Gestão Documental dar-se-á por meio do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental, pressupondo, no mínimo, instrumentos como:

I - sistemas informatizados de gestão de documentos;

II - a TTDU;

III - o PCD e a TTDD;

IV - o fluxograma explicativo para a definição das destinações dos autos judiciais findos, a ser aplicado combinadamente com a TTDU;

V - a normatização do sigilo da documentação e regras de acesso;

VI - os PADs; e

VII - os manuais específicos de gestão documental.

Art. 6º A TTDD e o PCD são passíveis de alterações, na medida em que a produção de documentos variar na condução da gestão, ocasionada por mudanças administrativas e jurídicas.

Parágrafo único. As alterações poderão ser propostas pelas unidades do Tribunal de Justiça do Estado à Divisão de Gestão do Conhecimento (DGC), que as submeterá à CPAD.

Art. 7º A Tabela de Temporalidade dos documentos e sua destinação final são partes desta Resolução, constantes nos anexos.

Art. 8º Os PADs normatizarão os procedimentos atinentes à produção, tramitação, arquivamento, desarquivamento, destinação, consulta e avaliação dos autos de processos e demais documentos, impondo-se sua observância a todas as unidades do Tribunal envolvidas nos respectivos processos de trabalho.

Art. 9º Caberá ao Presidente do Tribunal de Justiça normatizar o acesso aos documentos sigilosos, definindo-lhes o grau de sigilo, determinando as providências para a sua salvaguarda, observada a legislação vigente.

Art.10. São requisitos essenciais para a gestão documental do Tribunal de Justiça:

I – A manutenção dos documentos em ambiente seguro e implementação de estratégias de preservação desses documentos desde a sua produção e pelo tempo de guarda que houver sido definido;

II - padronização de espécies e tipos documentais;

III - os metadados essenciais à identificação do documento institucional e a sua relação com os outros documentos;

IV - gerenciamento da documentação produzida e recebida por meio de sistema informatizado que contemple a captura, movimentação, destinação e acesso dos processos e documentos;

V - racionalização na produção de documentos institucionais;

VI - definição de responsabilidades e de níveis de acesso autorizados aos documentos eletrônicos e digitalizados; e

VII - adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro - MoReq-Jus, conforme Resolução CNJ n. 91, de 29 de setembro de 2009, para garantir a qualidade dos documentos institucionais.

Art. 11. A avaliação e a destinação dos documentos administrativos e autos processuais findos, criados em suporte digital, obedecem aos critérios definidos nesta Resolução, no que couber.

Art. 12. Os sistemas informatizados deverão possibilitar a transferência de processos e documentos eletrônicos do arquivo corrente para os arquivos intermediário e permanente, ficando disponíveis para magistrados e servidores, de acordo com seus níveis de responsabilidade e com as atividades que desenvolverem: protocolo, autuação, classificação, indexação, processamento, avaliação, arquivamento, eliminação, guarda permanente e acesso.

Art. 13. São documentos de arquivo todos os registros de informação resultantes dos processos de trabalho, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelas unidades deste Tribunal.

Art. 14. Os documentos de arquivo são identificados como: correntes, intermediários e permanentes.

Art. 15. Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter guarda temporária ou guarda permanente, observados os seguintes critérios:

I - São documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades de arquivo deste Tribunal, podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração Judiciária;

II - são documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser preservados, por força das informações neles contidas, para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.

Art. 16. São considerados de guarda permanente os autos de processos e demais documentos selecionados à vista de seu caráter histórico, institucional ou informativo, e aqueles assim indicados na TTDU e na TTDD.

Art. 16. São considerados de guarda permanente os autos de processos e demais documentos registrados em período anterior ao corte cronológico, os selecionados à vista de seu caráter histórico, institucional ou informativo, aqueles indicados na TTDU e os selecionados para fins de amostra representativa. (Redação dada pela Resolução TJRR/TP n. 21, de 2015)

Parágrafo Único. Também são considerados de guarda permanente os autos de processos selecionados para fins de amostra representativa do universo de julgados.

Parágrafo único. Fica estabelecida a data de 31 de dezembro de 1991 como corte cronológico. (Redação dada pela Resolução TJRR/TP n. 21, de 2015)

Art. 17. O volume de autos de processos selecionados para fins de amostra deve seguir a metodologia constante no Anexo XI – Plano para Amostra Estatística Representativa do Manual de Gestão Documental do Judiciário – Versão 1.0 do CNJ.

§ 1º Enquanto não for automatizada, a seleção de amostra será realizada na Seção de Arquivo, de forma aleatória e proporcional ao quantitativo arquivado no período.

§ 2º Após a automatização do procedimento, a amostra será extraída do universo de autos findos arquivados e destinados à preservação seletiva segundo a TTDU, através da técnica de amostragem estratificada.

Art. 18. As unidades da competência originária deverão identificar os autos de processos definidos como de guarda permanente pela TTDU.

Art. 19. A indicação de autos de processos e demais documentos para a guarda permanente poderá ser feita por Desembargadores, Juízes, unidades Judiciárias e Administrativas do Tribunal, advogados, membros do Ministério Público e sindicatos de classe, observando os procedimentos estabelecidos em PAD.

Parágrafo único. A indicação deverá ser justificada, sugerindo-se os seguintes critérios norteadores:

I - aspectos relacionados à memória histórica da localidade e importância para pesquisa;

II - originalidade do fato;

III - ações com referência para fixação da jurisprudência;

IV - mudança significativa da legislação aplicável ao caso;

V - razões de grande impacto social, econômico, político e cultural como, por exemplo, trabalho infantil, trabalho escravo, questões fundiárias, questões socioambientais, etc.;

VI - eventuais personalidades de destaque e interesse público;

VII - ações envolvendo sindicatos em face de políticas econômicas nacionais;

VIII - existência de laudos técnicos significativos; e

IX - particularidades regionais ligadas a atividades econômico-sociais.

Art. 20. Os autos de processos destinados à guarda permanente serão identificados através de:

I - carimbo contendo a inscrição "AMOSTRA", consoante os termos do artigo 17 desta resolução;

II - etiquetas no caso de autos de processos indicados para compor a "Memória Institucional", consoante o estabelecido no respectivo PAD; e

III - fita adesiva, na cor verde, no caso de autos de processos estabelecidos pela TTDU como guarda permanente, consoante o estabelecido no respectivo PAD.

Art. 21. Os autos de processos e demais documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, a digitalização ou qualquer outra forma de reprodução.

Art. 22. Ficará sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que: destruir, inutilizar ou deteriorar autos de processos e demais documentos de guarda permanente, de forma dolosa.

Art. 23. Os autos de processos e demais documentos de guarda permanente só poderão ser retirados do setor de arquivo:

I - por empréstimo, no âmbito interno deste Tribunal, quando a disponibilização de cópia em meio digital não for viável ou não se apresentar como o modo mais adequado;

II - por desarquivamento, enquanto não expirado o prazo de guarda no arquivo intermediário; e

III - para fins de exposição ao público, cumprindo requisitos que garantam sua integridade e segurança.

Art. 24. A transferência é a passagem de autos de processos e demais documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Parágrafo único. Ao serem transferidos, os autos de processos e demais documentos deverão ser acompanhados de listagem de transferência, emitida pela unidade produtora do documento, conforme anexo III.

Art. 25. A transferência será efetivada quando cumpridos os prazos de guarda estabelecidos na TTDU e na TTDD.

Art. 26. Não haverá transferência de documentos se inexistir prazo de guarda fixado para o arquivo intermediário e se constar a eliminação como destinação final na TTDU e na TTDD, cumprindo à unidade produtora do documento tomar as providências necessárias à sua inutilização.

Art. 27. Ultrapassado o prazo de guarda no arquivo intermediário, será providenciada a inutilização dos autos de processos e demais documentos, à exceção daqueles identificados como permanentes.

Art. 28. Somente será permitida a transferência dos autos de processos findos e dos autos de processos arquivados provisoriamente. Quanto aos autos de processos arquivados provisoriamente deverá ser expedida a Certidão de Arquivamento Provisório dentro dos autos.

Art. 29. A remessa dos autos de processos considerados de guarda permanente, definidos como “amostra” ou “memória institucional”, os quais deverão estar livres de cópias e documentos sem validade para a consulta, deverá ser efetivada na forma do respectivo PAD.

Art. 30. À exceção de documentos pessoais das partes, deverão ser eliminados, pela própria unidade produtora, quaisquer documentos e outros materiais que se encontrem presos à contracapa dos autos de processos.

Parágrafo único. Serão adotadas as providências necessárias à devolução dos documentos às partes.

Art. 31. Em se tratando de autos de processos e demais documentos permanentes, deve-se evitar o uso de grampos e de colchetes de metal, substituindo-os por prendedores de plástico.

Art. 32. Os processos judiciais considerar-se-ão findos quando todos os procedimentos relativos aos mesmos tiverem sido esgotados.

Parágrafo único. Apenas os autos de processos findos com trânsito em julgado e não passíveis de ação rescisória são passíveis de eliminação.

Art. 33. O Presidente deste Tribunal fará publicar no Diário de Justiça Eletrônico o edital informando a eliminação de autos dos processos arquivados, em conformidade com a TTDU, consignado um prazo de 45 (quarenta e cinco) dias após a publicação do edital para o atendimento a possíveis solicitações de documentos ou processos pelas suas partes.

Art. 33. O Presidente deste Tribunal fará publicar no Diário de Justiça Eletrônico o edital informando a eliminação de autos dos processos arquivados, em conformidade com a TTDU, consignando um prazo de 45 (quarenta e cinco) dias após a publicação do edital para o atendimento a possíveis solicitações de documentos ou processos pelas suas partes. (Redação dada pela Resolução TJRR/TP n. 50, de 2016)

§ 1º Cópia do edital mencionado no caput deste artigo deverá ser afixada nos prédios onde funcionem órgãos ou unidades da Justiça Estadual, em local de livre acesso aos jurisdicionados e demais interessados.

§ 2º Por solicitação e interesse das partes, os autos dos processos judiciais findos em fase de eliminação poderão ser entregues à parte solicitante, não mais pertencendo ao acervo institucional.

Art. 34. Vencido o prazo do edital, ficarão suspensas as requisições, pelos setores interessados, de autos de processos que integrem o lote destinado à eliminação.

§ 1º Os autos de processos findos que compõem o acervo destinado à eliminação poderão ser cedidos às instituições de ensino e outras organizações que porventura possam ter interesse em receber o acervo ou parte dele, com a finalidade de desenvolver atividades de resgate, organização, pesquisa e conservação do conjunto de documentos e informações do Poder Judiciário Estadual.

§ 2º Caberá à Administração deste Tribunal definir a forma e os procedimentos para a cessão de autos de processos findos às respectivas instituições, observado o interesse desta Corte de Justiça.

Art. 35. A eliminação de documentos institucionais realizar-se-á mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado, ficando autorizada a destinação do resultado para programas sociais de entidades sem fins lucrativos.

§ 1º Os fragmentos poderão ser doados às entidades credenciadas com este Tribunal, conforme legislação em vigor, que ficará responsável pelo ônus da destruição com direito de beneficiar-se com a venda do material.

§ 2º A fragmentação deverá consistir na total destruição das informações contidas nos documentos.

Art. 36. A coordenação dos trabalhos relativos à eliminação de autos de processos ficará a cargo da CPAD.

Parágrafo único. Caberá à Administração do Tribunal definir a forma e os procedimentos para a destruição dos autos, observada a legislação a respeito da matéria.

Art. 37. Fazem parte desta Resolução os anexos de I ao XI.

Art. 38. Os processos autuados a partir de julho de 2009 e arquivados a partir de dezembro de 2011 terão a sua temporalidade e destinação estabelecidas de acordo com a TTDU.

Parágrafo único. Os autos de processos não contemplados no caput terão prazo de guarda no arquivo intermediário de 5 (cinco) anos e a destinação final será a eliminação, caso não sejam considerados de guarda permanente, observando-se os trâmites desta resolução.

Art. 39. Os processos judiciais arquivados, há mais de um ano, que estejam sob a guarda das Comarcas Judiciais do interior do Estado ou em unidades judiciais descentralizadas deverão ser digitalizados e removidos para o Arquivo Central da capital.

Art. 39. Os processos judiciais arquivados, com possibilidade de transferência do arquivo corrente para o arquivo intermediário, nos termos do art. 24 e seguintes, que estejam sob a guarda das Unidades Judiciais do interior do Estado ou em unidades judiciais descentralizadas deverão ser removidos para o Arquivo Central da capital. (Redação dada pela Resolução TJRR/TP n. 50, de 2016)

Art. 40. Manter-se-á sistema informatizado de protocolo e tramitação de documentos administrativos, integrado ao arquivo, para o recebimento, registro, distribuição e controle da movimentação dos documentos produzidos e recebidos por este Tribunal de Justiça.

Art. 41. É de responsabilidade de magistrados e servidores, no âmbito de suas atribuições, a correta aplicação das normas e dos procedimentos previstos na Política de Gestão Documental do Tribunal.

Art. 42. Esta Resolução entra em vigor no prazo de 30 dias da data de sua publicação.

Publique-se, registre-se e cumpra-se.